5 простых способов повысить свою личную продуктивность

Все советы по повышению продуктивности основаны на моём личном опыте

5 способов перестать быть ленивой задницей

Ничего страшного, что я немного шокировал Вас в заголовке? Не волнуйтесь. Это даже хорошо, что Вы возмутились. Потому что я сам долгое время возмущался тем, что меня называли “ленивой задницей”. Да-да. Именно так и называли. Да что там греха таить, я не гуру продуктивности, поэтому я стараюсь свою лень систематизировать, автоматизировать и делегировать 🙂

Но давайте всё же к теме. Сразу скажу… бороться с ленью глупо, лень нужно систематизировать. Если сделать всё грамотно, то Ваша лень будет лишь Вашим помощником. Трудоголизм до хорошего не доводит. Поэтому нужно работать продуктивно, тогда и задачи выполняться будут, и усталости не почувствуете.

Меня всегда восхищали разные мегапродуктивные терминаторы. Что они ни делают, за что ни берутся – всё у них хорошо… со стороны… А ты вечно как свинья в капусте, только повернёшься, как затопчешь урожай.

Поэтому я решил для себя вывести определённую формулу продуктивности, которая бы меня не напрягала, но в то же время не давала мне растечься смолой по дереву прокрастинации.

Итак. У меня есть 5 ключевых пунктов, которых я придерживаюсь… и Вам тоже советую 🙂 Поехали.

Пункт №1 – К чёрту To-Do списки! Только ежедневники!

Я не знаю кто и когда придумал разные todo списки, но я никогда не понимал их пользы. С появлением первого смартфона в 2010 году я пытался пользоваться разными todo списками и постоянно забрасывал это дело. В чём проблема todo? В том, что они копятся как снежный ком. И в итоге деморализуют.

Да можно их классифицировать, можно делать срочными и несрочными, но через 2-3 недели этих “несрочных” становится столько, что их просто не сделать за всю жизнь. Однажды я прочитал книгу одного бизнес-гуру и выписал аж… 1357 ФИШЕК НА ВНЕДРЕНИЕ! Я даже посчитал, что если внедрять их по одной в неделю, то это займёт 26 ЛЕТ! А ведь это только одна книга.

В итоге я отказался от todo и работаю только с календарём. Все мои задачи имеют определённые привязки к датам. Если задача далёкая, то я ставлю примерную дату, когда её необходимо выполнить и корректирую уже ближе к наступлению часа X.

Это избавляет меня также от расстановки приоритетов. Потому что в календаре они расставляются сами собой. В 8:00 я делаю более приоритетную задачу чем в 12:00. Это просто очевидно.

И главное! Календарь даёт мне полную картину моей загруженности. Если мне нужно 2 часа на задачу, то я в календаре эти 2 часа себе выделяю. Я вижу когда и чем я занят. Я могу группировать задачи так, чтобы меньше отвлекаться и больше успевать. Это то, чего я не могу достичь с todo.

Поэтому уже лет 10 в качестве основного календаря я пользуюсь Google Calendar с которым синхронизировано всё, что можно.

Итак. Все todo мы смываем в виртуальном унитазе, удалив их из телефона и переходим к следующему пункту.

Пункт №2 – Обратный отсчёт

Работать нужно в отведённое для работы время. Иначе Вы будете работать 24/7, даже будете гордиться этим, рассказывая другим, вот только большого смысла в этом нет.

Большинство людей планирует свой день с утра и это неправильно. Например в 8:00 разгребают почту, в 9:00 отвечают на мессенджеры и так далее.

Мне такой подход не очень нравится, поскольку можно напланировать до полуночи и ничего не успеть.

Я же предпочитаю идти от обратного. Допустим я должен завершить работу в 18:00. Вот я начинаю в конца. Что я должен сделать в 17:00, в 16:00 и так до утра.

Такой подход позволяет отсекать ненужное. Я точно знаю, что с 8:00 до 18:00 у меня есть ровно 10 часов. Это не более 10 задач. Какие 10 задач я должен сделать в этот день? Какой задачей мне необходимо завершить день? Это будет самая несрочная. И дальше приоритет нарастает до самой важной.

Это можно назвать этакой “фиксированной продуктивностью”. У Вас есть определённый промежуток времени для работы. И за него Вы выйти никак не можете.

Вся фишка этого подхода в том, что фиксированность приводит к меньшему стрессу. Когда Вы точно знаете что и когда сделать, какие есть дедлайны, то сосредотачиваетесь на работе, а не на том “как бы мне всё успеть”. И методично идёте вперёд.

Это похоже на то, как в детстве мы очерчивали какой-нибудь круг, квадрат или некую линию и дальше, отталкиваясь от этих границ, строили свои игры. Мы понимали, что поле для игры не бесконечно и нужно не выходить за его рамки.

Каковы должны быть эти рамки? Подумайте сами как Вам комфортно. Главное не нарушайте их. Я сам часто страдаю этим, когда, дав себе послабление, срываюсь. Например так постоянно происходит с зарядкой по утрам. Я могу 2-3 месяца делать её ежедневно, а затем на недельку уедешь на отдых и всё… потом войти в колею очень сложно.

Итак. В пункте 2 Вы просто ограничиваете время работы и идёте планировать с конца. Но как работать с более длинным планированием?

Пункт №3 – Еженедельные спринты

Есть люди, которые просто божественно умеют планировать на годы. Планируют чуть-ли не каждый день, каждый свой шаг. Я так не умею. Я вообще планировщик так себе. Поэтому на год я делаю всегда исключительно ориентиры, на месяц основные задачи, которые нужно выполнить, а вот неделя планируется довольно подробно.

Надо сказать, что большинство людей всё же не умеют планировать дальше чем на неделю. Я имею ввиду планировать досконально. Можно запланировать например поездку на отдых, которая будет через полгода. Но конкретно проработать её можно будет лишь по мере приближения.

Недельное планирование довольно простой способ всегда быть в тонусе и не тонуть в текучке.

Делается это просто. Каждое воскресение Вы садитесь и просматриваете свои глобальные планы. Затем из глобальных планов делаете тактические, которые призваны создать небольшие шаги для того, чтобы достичь планов глобальных.

Весь план на неделю формируете в своём ежедневнике и каждый день его уточняете методом “обратного отсчёта”.

Но спланировать неделю, а потом построить план на день недостаточно. Для этого идём далее к пункту 4.

Пункт 4 – Делаем немного, но на отлично

Ещё одна проблема заключается в том, что хочется сделать много дел. Когда начинаешь что-то планировать, то хочется просто потом тихо уснуть от тоски (ну или повеситься, если совсем уж тяжело)… Ты вдруг обнаруживаешь, что нужно сделать не менее 20 дел за день. Да-да! 20 в день, Карл!

А потом ты садишься и начинаешь аврально их делать.

Проблема в том, что наш мозг не многозадачен. Он умеет делать хорошо лишь что-то одно (как старый добрый MS DOS). И для этого ему нужно время на настройку. Как только Вы начинаете переключаться между задачами, то мозг инерционно думает о том, что он делал до этого. Ему нужно банально время для переключения.

Если Вы не умеете работать в состоянии стресса, то это переключение может занимать несколько минут, а это снижает Вашу работоспособность.

Сделать 20 дел – это 20 раз переключиться. Если взять пятиминутки на переключение, то это час времени в день (при этом ещё и 20 перегрузок для мозга).

Поэтому я стараюсь делать немного дел, но исключительно хорошо. Если я сажусь писать текст, то пишу его несколько часов. Я не отвлекаюсь на проверку почты, общение в мессенджере или ответы на телефон (если только не приходят пожарники и не говорят, что офисное здание горит и надо срочно уходить).

Это можно сравнить с дефрагментацией в компьютере. Когда в памяти компьютера находятся много данных, то они часто лежат фрагментами в разных ячейках памяти. Когда Вы переключаетесь между этими данными, то компьютеру требуется время, чтобы найти и считать информацию из других фрагментов. Когда Вы делаете это слишком часто, то это вызывает подвисание компьютера.

Когда же Вы наоборот, работаете только в текстовом редакторе и пишите текст, то компьютер работает очень даже ровно и стабильно.

Одно дело, но сделанное хорошо занимает меньше времени и ресурсов, чем то же самое, но в составе двадцати других дел.

Отлично. Мы выделили дела, которые нужно сделать на отлично. Но теперь надо их распределить.

Пункт 5 – Фокусировка на главном

Это ещё один пункт, который всегда следует держать в голове при планировании. Фокусировка на главном. Мы не можем одинаково хорошо делать все дела. Даже если стараемся, то что-то у нас идёт просто отлично, а что-то не очень хорошо.

Это нормально. Мы не роботы и зависим от эмоционального и физического состояния.

А что это значит? Это значит, что важно фокусироваться на главном. Если ты видишь, что у тебя не уходит рассылка и клиенты не получают от тебя информации, то ты что делаешь? Правильно – идёшь и чинишь рассылку. Это обычно незапланированно, однако спускать на тормозах это нельзя.

Та же ситуация и с запланированными вещами. Если у тебя стоит план написать тексты для блога, то садишься и пишешь… да-да САДИШЬСЯ И ПИШЕШЬ… Отключаешь всё вокруг, а потом садишься и пишешь…

Это называется фокусировка на главном.

Конечно, если Вам нужно показать начальнику серьёзную работу, то “тушение пожаров” может помочь Вам и Вас не уволят (Вы же бурную деятельность создаёте). Но если говорить откровенно, то для успешного успеха бурной деятельности не нужно. Нужно просто сфокусироваться на чём-то основном и… просто делать это.

Просто? Звучит да. Но в реализации часто это не так-то просто, как может показаться.

Как это сделать?

Для начала перестаньте хаотично проверять почту, социальные сети, отвечать на звонки и читать новости (если только это не Ваша работа и Вы не сотрудник поддержки пользователей). Это отнимает кучу времени (смотри пункт 4).

Я пробовал. Я знаю 🙂 Если не проверять почту каждые 10 минут, если не торчать онлайн в мессенджерах, а заходить туда в запланированное время то… ничего не меняется…

Серьёзно. Вообще ничего не меняется. Я проверял.

Ну а дальше просто. Берёте задачу и начинаете её выполнять до тех пор, пока она не будет сделана.

Как итог всей этой эпопеи

Ещё раз. Я не гуру планирования. Я вообще довольно ленивый человек. Поэтому не претендую на роль идеального таймменеджера 🙂 Но я учился на программиста и прекрасно понимаю как устроена логика любой программы.

Если мы хотим, чтобы программа работала идеально, то наша задача заключается в том, чтобы главные задачи она выполняла в приоритетном режиме, при этом желательно в однозадачном режиме. Когда программа делает что-то одно, то это занимает всё машиновремя, а значит результат будет выполнен гораздо быстрее.

Чтобы показать это на примере. Возьмите флешку и попробуйте записать на неё десяток фильмов. Как это можно сделать?

Можно записывать все сразу. Это займёт ооочень много времени, а кино Вы посмотрите ещё нескоро.

С другой стороны Вы можете начать записывать их последовательно. Сначала тот фильм, который хотите посмотреть первым, потом вторым и так далее. И Вы увидите, что запишутся данные на флешку в несколько раз быстрее. Это раз. При этом первое кино Вы можете начать смотреть, пока другие записываются. Это два.

То есть во втором режиме Вы посмотрите первое кино раз в 100 быстрее, чем если бы копировали всё и сразу.

Попробуйте мою систему и напишите в комментариях насколько она Вам подошла.

Оставить комментарий